Tutti i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici (esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni), secondo quanto previsto dall’art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 TU sono oggetto di registrazione obbligatoria di protocollo. Le e-mail e le PEC, una volta protocollate, sono conservate nel sistema di protocollo e inviate automaticamente in conservazione digitale. E’ quindi possibile cancellare i messaggi dalle caselle email/pec per liberare spazio, ferma restando la possibilità di creare archivi di backup per esigenze organizzative.
La creazione di archivi e la cancellazione dei messaggi sono effettuate in autonomia dai titolari delle credenziali delle caselle di posta, senza necessità di software particolari. Utilizzando un qualsiasi browser Internet basta collegarsi a https://webmail.aruba.it (per le email) o a https://webmail.pec.it (per le PEC)
Visualizzazione “Classic”
- Dalla cartella “In arrivo” selezionare le mail/PEC (quelle che hanno data più lontana) da “Tutti i messaggi”.
- Dal menu orizzontale cliccare su Altre azioni > Esporta messaggi > salva file > OK
- Eliminare i messaggi selezionati.
- Svuotare il cestino.
Visualizzazione “Smart”
- Cliccare sul quadratino indicato in figura.
- Nel menu a discesa scegliere Esporta cartella poi Esporta cartella > Salva file.
- Da “In arrivo” selezionare i file con data più lontana
- Cliccare sull’icona cestino per eliminare i file selezionati
- Svuotare il cestino.
La stessa procedura si può effettuare anche per le cartelle “Bozze” e “Inviati”.